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档案管理显性知识服务研究

所属栏目:档案管理论文 发布日期:2018-11-21 10:43:34 浙江11选5:佚名

对信息资源的争夺是信息社会的一个显著特点。事实上,自古至今,拥有资源便占领制高点,这一点从未发生变化。近代前期,劳动力、劳动工具曾是最重要的资源;近代以后,信息、知识已逐渐成为支配性资源。大数据、云计算的兴起,更加彰显了从海量信息中提取有价值知识的重要性。在这样的总体背景下,任何学科和行业都应该对此有适度的关注,否则就会有脱离社会运转轨迹的危险。对于档案管理工作而言,要想摆脱现实困境,重新发现自身价值,也须得在信息资源挖掘和知识服务问题上做适当的探索。一般而言,知识分为显性知识和隐性知识两类。显性知识是记录于一定物质载体上的知识,隐性知识是存在于人们头脑中的经验、经历、技巧、诀窍、灵感等难于表达的知识。因此,知识服务可以有显性知识服务与隐性知识服务之分。知识服务是档案管理应对知识时代浪潮的内在要求,也是实现向知识管理转型的重要过渡。档案是显性知识的典型代表,业界具有诸多显性知识处理的经验积累与现实实践,而缺乏隐性知识处理的任何技术或经验优势。鉴此,笔者认为,就目前阶段而言,档案界可着力于提供显性知识服务,努力在这方面做精做细,至于隐性知识的挖掘则不是当前的主要任务。

1可行性:档案管理具有先天的显性知识资源服务属性

档案是显性知识的典型代表档案是社会组织或个人在其社会活动过程中形成的有保存价值的历史记录,是固化的历史经验和历史记忆。因此,几乎没有人会否认,存储着知识资源的档案无疑是最重要的显性知识。笔者认为,“档案”意味着它是最具有长远历史价值的显性知识。关系如下图1。事实上,人们寻找历史经验最重要的途径就是从档案中获取知识。自人类发明文字以来,固化的记录就代替了口耳相传,成为人类文明延续的主要方式。虽然知识管理学者普遍认为,隐性知识是知识管理的核心,但是值得指出的是,隐性知识最终还是要依靠显性化技术成为文档,才能得到最大限度的传播和延续。单纯的隐性知识传播和延续非常有限,因此我们常常采取纸质的或数字的方式将那些濒危的非物质文化遗产以记录的形式保存下来。因此,从这个意义上说,文档在知识管理体系中占有举足轻重的地位,具有不可替代性。我们也不难发现,许多单位,如中国联想集团、海尔集团等,都会通过公司规章要求员工外出考察、培训、参会、研讨活动之后以及离退职之前,把相应的文档材料上交或做出总结报告。更为严格的某些公司(如IBM公司),会为每个人专门发放文档资料整理袋,用于放置所有相关工作资料,并由专人定期回收。这些方式都体现了通过文档控制企业知识财富的理念,以及文档资源的极端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中也说道:“文档是知识容器,是已经物化的显性知识,其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识,正是知识管理的一个主要目标。”[1]除了在实践领域常常以文档记录方式传播延续人类知识财富以外,在知识管理界、档案界和企业界,档案管理与知识管理的密切关系常常引起诸位学者的研究和关注。如彭明彧认为,“文档管理系统是知识管理系统的重要基础”,“档案管理与知识管理终极目标具有平行性”,“知识管理与档案管理的运行方式具有并行性”,“知识管理和档案管理原则具有部分兼容性[2]。张斌认为,“企业档案是企业重要的知识资源,企业档案管理是企业知识管理的重要内容[3]。徐拥军认为,档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通,二者可以相辅相成[4]。

2必然性:档案管理的终极追求与知识服务理念相契合

作为一种历史较为悠久的管理活动,档案管理的追求经历了一个与时俱进的变迁过程。通过开展档案编纂或研究,封建时期,以服务王权为取向,近代时期,以服务社会为目标。但无论如何,基于档案内容而“提供服务”这一本质似乎从未改变。在20世纪90年代,顺应新的时代需求,档案学提出了“后保管范式”,主张档案管理由载体保管向信息管理转变,“档案工作者由实体保管者向信息和知识的提供者转变”[5]。档案后保管范式本质上是“一种以来源为中心,以知识为中心的管理”[6],其目的和核心就是实现“知识服务”。这种追求体现了档案管理更加关注其信息资源价值,重视并强调应用档案显性知识提供知识服务的理念。这不也正是知识管理的核心价值观吗?值得注意的是,在实践层面,档案管理的知识服务理念也正在悄然兴起。如数字档案馆(室)的建设、电子文件中心建设。数字档案馆(室)的本质就是利用信息技术搭建起来的一站式档案知识服务平台,其以扩大开放、便于利用、最大限度挖掘档案价值、以多元手段服务用户为重要特征,经常采用的专题纪录片、专题展览、专题推送、在线参观、在线利用等服务形式,实质体现了知识服务的价值追求。又如,田湾核电档案的知识服务思路。田湾核电站是中国著名的三大核电基地之一,其将核电档案与设备、人员一起并列为公司工程建设和安全运营的三大支柱。田湾核电档案注重围绕档案承载核心资源、展现技术特色、控制工程质量、实现精细化管理进行全方位管理、开发、利用,注重应用信息技术和网络技术提高文档知识资源开发和深度利用,如建立了合理化建议库、技术专利库、科技论文库、项目案例库、经验总结库等各类型的直接服务于企业的知识库。通过实施ECM,成功建设了企业级内容中心和知识服务中心,致力于为公司管理创新、经营效益和可持续发展提供全方位的知识服务。可以说,田湾核电档案管理理念是一种实实在在的、紧密结合实际的、为企业带来巨大收益的知识服务典型。美国马里兰大学教授布鲁斯•W•德尔斯泰恩(BruceW.Dearstyne)可谓一针见血:“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似———都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[7]

3优越性:档案管理具有成熟的显性知识服务处理技术与流程

根据知识管理理论研究及其相关的主要实践活动,有学者将知识管理分为行为学派、技术学派,经济学派和战略学派四个主要流派,并进一步指出,行为学派主要侧重对隐含知识的学习、创造和灵活应用。技术学派主要侧重对显性知识的积累、传递和方便提供。经济学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、学习并最终完成价值发现。战略学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、转化并最终完成包括价值发现在内的各种战略目标。[8]显然,档案管理与上述技术学派非常相似。从具体处理技术来看,档案管理作为一种信息资源管理活动,在其悠久的历史发展中积累了丰富的经验,对知识管理中的显性知识处理技术有重要的参考和借鉴意义,如重视基于历史主义的来源原则、全宗思想、成熟的档案实体分类和档案内容分类技术、编码技术、检索技术等等。另外,档案管理注重“保存”的意识,也有利于知识的沉淀、积累以及后期的二次开发和利用。从具体处理流程来看,对比发现,知识管理(显性知识)的一般流程与档案管理的一般流程有较大的吻合度,阶段相似度非常明显。二者极其相似的环路闭合处理流程,并非巧合,而是基于共同的信息资源管理本质,基于共同的对知识(信息)的整合、创新和利用的管理目标。如上所述,知识管理的实施,必然涉及知识的产生/收集、加工、整理、存储、评价和利用等环节,这些具体的处理环节在档案管理领域已经发展了上千年之久。如何更好地收集信息源,如何更快速地处理信息,如何更准确地检索与利用信息,以及如何更长久地积累信息,档案管理的经验不可谓不多。正如塞里•休斯指出的:“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础,而且长期涉及组织知识,他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的,哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物质文化遗产保护工作、城市记忆工程、口述历史等,这些工作中最重要的一部分就是需要对历史中珍贵的隐性知识进行显性化,以实现永久流传。在此,档案表现出来的优势已经相当明显。而且,档案管理在知识(信息)流程化处理过程中表现出来的先天优势,可以让档案工作者在面对知识的任何时候想到的都是整个生命周期内的知识处理与创新,而不是局部的单个的知识单元。在大数据时代,面对海量的信息,这种整体相关思想对知识创新和利用更是至关重要的。

4艰巨性:知识服务要求先进的技术与高素质的人才队伍

档案管理与知识管理在管理理念、管理对象本质、管理技术、管理流程、管理目标等方面虽有很强的相似性,并在显性知识处理技术和流程化知识加工管理方法等方面为知识管理积累了可资借鉴的经验。但与此同时,由于二者产生的源流和时代背景差异巨大,知识管理仍然具有知识时代所赋予的诸多特色。就目前而言,档案管理真正走向知识管理还面临诸多挑战,其中最为鲜明最为重要的无疑是技术与人才两大因素。知识管理产生于信息技术飞速发展的信息时代,知识管理的实现建立于高度发达的计算机技术、数字技术、网络技术等的应用,并以其为重要特征,如元数据、数据库、文本挖掘、云计算、搜索引擎、信息安全、信息代理、信息推送等等。利用它们,从海量的信息中提取有价值知识,或主动提供多元化综合知识服务,常常是知识管理的重要手段。然而这些新技术在目前档案部门较少得到实际应用。事实上,目前档案领域的计算机应用水平令人担忧。仅以电子文件为例,档案管理领域的计算机应用尚不能保证其完整性、准确性、有效性。现实状况与理想需求之间差距不小。据2007年中国人民大学信息资源管理学院的调查,目前在文件形成机构的调查中,已经使用电子文件管理系统的机构占79.6%,然而,只有2%的机构电子文件管理系统(或模块)具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能[10]。且不说这些档案信息化系统五花八门、水平参差不齐,电子文件的凭证价值尚难保证,何谈知识服务呢?档案管理人员的素质也一直是档案管理水平的重要制约因素。目前我国档案职业的总体情况堪忧。与西方国家要求档案职业人员具有扎实的专业背景与丰富的实践经验相比,我国档案从业人员包含了大量的兼职人员,且无任何专业资格认证或准入制度,导致“档案从业人员的素质整体偏低,非专业化、非职业化现象普遍存在。大多数单位档案工作兼职人员大量存在,从业者整体素质不理想,文化水平较低;在部分单位,中专、高中以及以下文化水平的档案人员占有相当比例”。[11]这样的职业群体显然与提供知识服务的人才队伍要求相差甚远。

5小结

知识管理时代给档案管理工作提供了新的机遇,同时也意味着更多的挑战。档案管理工作要转型成功,必须首先明确自身优劣势。知识管理研究者认为,隐性知识在知识管理中占有着更为重要的地位,呼吁重视隐性知识的挖掘。于是我们档案界便也据此在档案隐性知识挖掘问题上做了较多的探讨。而笔者认为,这种探讨无疑舍本逐末。档案是显性知识的代表,档案工作人员有着悠久的显性知识管理实践,在知识管理时代,提供显性知识服务、更好地发挥档案价值才是档案管理的大有可为之路。

作者:周建军 单位:南阳师范学院成人教育学院

文章标题:档案管理显性知识服务研究

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